Um mal invisível: filas e seus impactos no processo

“Festina lente.” — “Apressa-te lentamente”, assim Don Reinertsen inicia o capítulo sobre filas no livro “The Principles of Product Development Flow”.

A expressão foi utilizada para referenciar a fábula “A Lebre e a Tartaruga”. Na história, uma tartaruga vence a corrida contra uma lebre muito mais rápida. A lebre, confiante da vitória, acabou parando para uma soneca.

Há uma série de morais ligadas a esta fábula, e a que Reinertsen nos traz é: eliminar períodos de inatividade pode trazer mais resultados para o processo do que acelerar as atividades que já fazem parte dele.

“Inatividade” refere-se ao tempo que uma demanda fica em uma fila até que alguém volte a trabalhar nela. Exemplo: uma user story aguardando para ser testada. —  Não confundir com a inatividade de um membro da equipe tirando uma soneca no meio da tarde, assim como a lebre :D.

No Sistema Toyota de Produção, uma das bases para o Lean Manufacturing, Taiichi Ohno propôs que tudo que não agrega valor ao cliente é desperdício e identificou sete principais causas de desperdício na manufatura, entre elas, espera em filas e estoques.

No livro “Lean Software Development“, Mary e Tom Poppendieck, adaptaram os sete desperdícios para o contexto de desenvolvimento de produtos de software e, novamente, estava lá: espera em filas e trabalho parcialmente feito (uma demanda que já teve esforço, por exemplo, de design e ainda não foi desenvolvida), um paralelo com os estoques da manufatura.

Don Reinertsen é mais enfático: filas são as maiores causadoras de processos com baixa performance. Para ele, as filas:

  • aumentam lead time, custos do processo, variabilidade e riscos;
  • reduzem eficiência do processo, motivação da equipe e tornam o feedback mais lento, o que compromete a qualidade e propicia bugs.

Com tantas evidências, o que você pode fazer para minimizar os efeitos das filas no processo? A minha dica é: acompanhe e controle o tamanho das filas em seu fluxo de trabalho.

Se você não tem visibilidade das filas no seu workflow, crie etapas intermediárias. Por exemplo, adicione uma etapa entre “desenvolvimento” e “testes” para acomodar as demandas que já foram desenvolvidas e estão aguardando para serem testadas. Assim, fica evidente as demandas em progresso e as que estão paradas, facilitando a identificação de gargalos.

Após isso, acompanhe suas filas pelos gráficos Cumulative Flow Diagram e Lead Time Breakdown. O gráfico CFD permite que você identifique gargalos e aumento no tamanho das filas; com LT Breakdown você identifica demandas há muito tempo em uma fila ou bloqueadas.

Por fim, definir limites de trabalho em progresso (WIP) para cada uma das etapas do seu fluxo, incluindo as filas. Dessa forma, evita-se que demandas sejam iniciadas antes que o trabalho em progresso seja finalizado, sobrecarregando ainda mais o sistema, especialmente, as filas.

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