Um dos desafios mais comuns que você vai encarar na sua carreira, ou até mesmo em sua vida, é escolher entre uma coisa e outra. Pode ser a decisão entre ir ao restaurante japonês ou pizzaria, um projeto de 2 meses que custe $1M ou um projeto de 10 dias que custe $10k. O fato é: nós gastamos muito tempo decidindo o melhor caminho a ser seguido.

source: [xkcd](http://xkcd.com/1445/)

O que é Custo de Atraso

Custo de Atraso (Cost of Delay ou CoD em inglês) é o impacto econômico do atraso de um projeto. Em outras palavras, é quanto você deixa de ganhar se o produto, ou feature, não estiver pronto em uma certa data. O benefício do cálculo é proporcionar mais informações para tomada de decisão, do ponto de vista econômico-financeiro.

Como calcular CoD?

Para calcular o CoD você pode simplesmente estimar quanto de lucro seria esperado do projeto depois de um certo período de tempo.

Digamos que você espera que o projeto que está desenvolvendo, quando terminado, dê de retorno à empresa algo em torno de $10.000 por semana. Nesse contexto, o CoD é $10.000 / semana. Isto é, cada semana que o projeto atrasa a empresa “perde” $10.000. Não parece bom, né?

Outra métrica relacionada ao CoD é o CD3 (Custo de Atraso dividido pela duração, do inglês Cost of Delay Divided by Duration). A diferença entre ambos é que o CD3 é o CoD dividido pela duração do projeto. Essa é uma boa métrica para priorização. Você pode calculá-la da seguinte maneira:

• Calcule o lucro semanal (ou mensal) esperado do projeto (CoD);
• Calcule, aproximadamente, quanto tempo demorará para implementá-lo;
• Divida o lucro pelo tempo estimado de duração do projeto.

Quanto maior o CD3, mais importante o projeto é, já que o retorno sobre o investimento seria mais rápido.

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Tipos de CoD

Curva Padrão

Em curvas padrões, o CoD do projeto aumenta quase linearmente com o tempo. Este é o jeito mais simples de calcular o CoD, já que não muda com o tempo.

Curva Urgente

Em curvas urgentes, o projeto precisa ser entregue rápido para gerar valor para empresa, caso contrário perde-se muito. Isso acontece, por exemplo, quando um competidor lança um produto similar e não há tempo suficiente para reagir e competir no mercado. Provavelmente, o CoD será muito alto, começando na semana da entrega do projeto, aumentando pouco com o tempo.

Curva de Data Fixa

Curvas de data fixa são o clássico exemplo de projetos com deadlines imutáveis. Nesses casos, o CoD está altamente ligado à uma data específica. O exemplo mencionado na curva urgente também é válido aqui. Outro exemplo seria um comercial de TV marcado para uma certa data, ou uma nova lei que afetará o projeto. O CoD será um pouco mais complexo. Nas primeiras semanas o CoD cresceria em ritmo moderado. Após certa semana, o custo receberia um grande impulso, depois retornaria ao crescimento moderado.

Curva Intangível

A curva intangível cobre os projetos que têm baixo CoD. Geralmente, os projetos têm baixa prioridade dentro da empresa, pois causam pouco ou nenhum impacto nos resultados. O CoD é quase estático, já que não existe muito risco em atrasar o projeto.

Como usar?

Além do conhecimento de quanto a empresa perde semanalmente caso o projeto seja atrasado, é possível utilizar o CoD como ferramenta de tomada de decisão ao priorizar projetos.

Exemplo

Digamos que você tenha dois projetos: A e B. Ambos com CoD de curvas padrão.

Baseado nos detalhes do projeto, alguém poderia pensar que o projeto A é mais importante que o projeto B. No entanto, se você calcular o CD3, você verá que CD3_A = 138.8; enquanto o CD3_B = 200.

Mas o que isso significa? Significa que caso você trabalhe no projeto B primeiro, você vai antecipar a geração de renda quando comparado com começar o projeto A. Ainda não acredita? Aqui está uma simulação de 75 semanas:

Ponto de atenção

É importante notar que a curva de CoD de um projeto pode mudar com o tempo. Para ilustrar, digamos que um produto nunca antes visto no mercado está sendo desenvolvido. Como não há competidores, ele segue a curva padrão. Depois de um ano de desenvolvimento, chegam notícias de que um competidor está desenvolvendo algo similar, e vão lançar o produto no dia X. A curva do projeto provavelmente seguirá a curva de data fixa, com a reta íngreme começando no dia X.

Conclusão

Você pode, e deveria, calcular o CoD toda vez que houver dúvida de qual projeto priorizar. É uma método fácil de ser calculado e, pensar em todos esses detalhes, pode proporcionar intuições sobre os projetos.

E você? O que acha de usar Custo de Atraso na priorização de projetos? Deixe seus comentários abaixo!

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Neste post, vou realçar a importância da confiança em um time, e então, listar algumas ações para melhorar a confiança entre seus colegas.

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Por que você deve se importar?

You may be deceived if you trust too much, but you will live in torment if you don’t trust enough. – Frank Crane, American minister and author

Times com deficiência de confiança tendem a demorar mais para entregar tarefas, hesitam em pedir ajuda, guardam ressentimentos, evitam conversar com o time, além de outros comportamentos que contribuem para diminuição da velocidade do time.

Como você pode ver nesta pirâmide, retirada do livro de Patrick Lencioni, “The Five Dysfunctions of a Team”, sem confiança, o time não tem alicerce para alta performance.

Existem alguns indicadores de falta de confiança e vou explicá-los em mais detalhes, para que você consiga identificar o problema em seus times. Mais adiante, mostrarei ações para construir mais confiança.

Indicadores de falta de confiança

As dicas abaixo não são apenas relacionadas à falta de confiança, mas se você reconhece uma ou mais delas, pode começar a pensar se isso é o seu problema ou não.

Silos de informação

Pessoas escondem informações de outras que você confia. Isso é natural e muitas vezes imperceptível. No entanto, como membro do time, você provavelmente verá efeitos desta falta de confiança.

A primeira coisa que você perceberá é que algumas informações estão restringidas a um grupo de pessoas, ou a uma única pessoa. Se tiver alguém altamente especialista em tarefas do dia-a-dia, então essa pessoa provavelmente não está compartilhando conhecimento com outros. Esse comportamento pode ser causado pelo medo de ser substituído por outra pessoa com mesmo conhecimento, ou ser comparada com outros por motivos quaisquer.

Reuniões Indesejadas

Se você sente que as pessoas nunca estão confortáveis quando recebem o anúncio de uma reunião, elas provavelmente possuem problemas de confiança. Já que não gostam de compartilhar informações, reuniões se tornam inúteis e chatas para elas.

Panelinhas

Panelinhas são um clássico exemplo de falta de confiança. Se, seu time está dividido em diferentes “panelas”, haverá preferência por trabalhar dentro delas e evitar pessoas “de fora”.

Preferência em trabalhar individualmente

O mesmo que acontece com panelinhas, pode ser visto quando os membros do time preferem trabalhar individualmente, sem perguntar ou compartilhar qualquer informação. É importante não confundir introspecção com falta de confiança. Geralmente, introspectivos tendem a fazer coisas sozinhas, mas quando se deparam com alguma dificuldade que sabem que alguém pode ajudar, elas pedem ajuda. Por outro lado, pessoas que não confiam em outras tentam resolver sozinhas os problemas.

Carga de trabalho diferente

Isso é muito comum. A carga de trabalho dada a uma pessoa é muito maior do que a outras. Além disso, geralmente não só a quantidade de trabalho é diferente como também a importância e dificuldade técnica do trabalho.

Ações

Ok, sabemos como detectar o problema, mas o que fazer? Bom, como todo problema de gerenciamento, depende do contexto. No entanto, há ações de boas práticas que você pode aplicar e, dependendo da raiz do problema, pode ajudar você a impulsionar confiança entre os membros do time.

1. Comece com… confiar!

A primeira coisa que deve fazer é confiar. (Obrigado capitão Óbvio.) Você pode pensar que isso é estúpido ou óbvio, mas quero dizer que você precisa começar a confiar nas outras pessoas, e também disseminar este comportamento. Liderar dando exemplo é a chave aqui.

Um jeito de impulsionar seria demonstrar explicitamente sua confiança dizendo: “Concordo com você”, ou “Eu sei que você consegue fazer isso”. Pessoas notarão mudanças em seu comportamento e começarão a imitá-lo, mesmo que inconscientemente.

De acordo com Dr. Henry Cloud’s no livro, Boundaries for Leaders, mudanças ficam explícitas quando você mostra às pessoas que:

• as entende: pessoas podem reagir de diferentes maneiras, mostre que você as conhece e pode lidar com diferenças;
• quer ajudá-las: esclareça que você não está falando para culpá-las ou algo do gênero. O que você está falando é para ajudá-las;
• acredita na capacidade e habilidade delas: forneça evidências de que possuem competência para realizar o que você sugere. Caso falhem, mostre que você entende que erros acontecem, que não perderam credibilidade e continua contando com elas.

2. Incentive transparência

Algumas vezes paramos de confiar nos outros, pois sabemos muito pouco ou nada sobre eles. Para resolver isso, precisamos melhorar a transparência do nosso trabalho, tendo certeza de que todos sabem o que cada um faz. Isso pode ser alcançado através de quadros Kanban, reuniões semanais em que todos falem rapidamente que tarefa está em execução, ou qualquer outra atividade que mostre explicitamente que todos estão trabalhando em coisas diferentes, mas juntos rumo ao mesmo objetivo.

3. Conecte-se

Pessoas tem amigos. Elas não precisam fazer amigos na empresa … certo? Bom, sim… Mas isso não significa que precisamos agir como estranhos o dia todo.

No começo, as pessoas podem evitar compartilhar detalhes das suas vidas, e não há problemas nisso. Você pode melhorar isso ao deixá-las saber um pouco mais sobre você, o que pode falar sobre tópicos aleatórios como de onde você veio, quais esportes você segue ou porque gastou $300 na coleção do Crepúsculo. O importante aqui é a conversa, não o conteúdo.

4. Crie uma cultura na qual erros são permitidos

Se você é do tipo que grita quando alguém faz algo errado, você deveria parar. Cultura de retaliação e culpa é o oposto do que as pessoas precisam para criar confiança.

Como W. Edwards Deming fala:

Blame the process not the people

Isso não apenas melhora a confiança entre pessoas, como também, garante que você está monitorando o processo e dá a importância que merece.

5. Envolva pessoas remotas

Quando trabalhamos com times geograficamente distribuídos, confiança é muito mais difícil de ser construída. Talvez você nunca conheça a outra pessoa cara a cara, sequer ouça a voz. Como criar confiança desse jeito? Bom, do mesmo jeito que a tecnologia nos permitiu trabalhar de lugares diferentes, também proporcionou toneladas de novas tecnologias para melhorar a comunicação.

No post “How to do remote meetings effectively“, há uma breve lista de tecnologias que usamos na Plataformatec para melhorar a qualidade da nossa comunicação.

Um detalhe extra aqui é que às vezes as pessoas estão em diferentes fuso horários. Portanto, gerencie a agenda de todos para que reuniões importantes sejam feitas em horários nos quais todos podem estar presentes, fisicamente ou online. Além disso, se estão em diferentes países, possuem diferentes culturas. Esteja ciente das diferenças para manter um relacionamento de respeito e confiança um no outro.

Conclusão

Falei sobre mudanças em julgamentos, ambiente de trabalho, percepção, encorajamento, etc. Há um ponto importante que gostaria de reforçar como conclusção do post: melhore a comunicação.

Pode parecer clichê, mas como você viu, e verá em muitos problemas que tiver ao longo da sua carreira, a solução será melhorar a comunicação. É importante checar com frequência como a comunicação acontece no seu ambiente de trabalho, e se é possível ser melhorada de alguma forma. Pois, no final, melhorar a comunicação vai sempre melhorar o processo.

Bill Gates tem uma boa fala:

I’m a great believer that any tool that enhances communication has profound effects in terms of how people can learn from each other, and how they can achieve the kind of freedoms that they’re interested in.

Ou, se você prefere algo mais… popular, Ashley Tisdale diz:

Communication is so key

O que achou do blog post? Você percebeu falta de confiança no seu time? Comente abaixo!

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