Segundo a Harvard Business Review, uma das maiores dificuldades de times hoje e no futuro será o fator da distância. Cada dia que passa, é mais comum trabalharmos com times remotos, o que gera um grande obstáculo na comunicação, algo que por si só já é um tema complexo.

Para trabalharmos bem com times distribuídos, devemos estar sempre atentos à nossa comunicação, de forma a sempre passarmos nossas mensagens com a maior clareza possível e evitarmos, assim, visões divergentes acerca do mesmo assunto.

Além de uma comunicação efetiva, também devemos utilizar de maneira eficiente as ferramentas que temos disponíveis para esse tipo de situação. Abaixo listarei algumas dicas e boas práticas que temos utilizado aqui na Ptec para extrair o maior valor possível das ferramentas de trabalho remoto disponíveis.

COMUNICAÇÃO

O primeiro grupo de ferramentas, e de longe as mais utilizadas, são as ferramentas de videoconferência. Essas ferramentas têm um valor adicional à comunicação via e-mail por trazerem maior facilidade de tirar dúvidas acerca de assuntos complexos. Outro valor muito importante é a possibilidade da utilização de linguagem corporal, através da webcam, para melhor explicar algum ponto. As que mais utilizo são Google Meet e Hangouts. Além dessas duas também recomendo Appear.in e Zoom.us.

Algumas dicas importantes na utilização dessas ferramentas:

• Sempre que não estiver falando deixe o seu microfone no mudo, pois isso evita que ruídos de pessoas a sua volta atrapalhem a reunião;

• Prefira a utilização de headphones ao uso do microfone e do som integrado do notebook, a fim de melhorar a qualidade do som;

• Ao falar com a webcam ligada, olhe para a câmera e não para a tela onde está sendo mostrada a sua imagem projetada, isso aumenta o engajamento com a sua audiência e com isso seu poder de influência;

• Tenha um agenda clara do objetivo da reunião e envie-a para todos que forem participar;

• Caso esteja em um grupo de pessoas em uma sala, sempre deixe a webcam ligada de uma maneira que sempre mostre todos os membros da equipe. Isso facilita a identificação do interlocutor e evita que haja conversas paralelas entre as pessoas da sala. Caso identifique que uma pessoa conectada remotamente esteja falando e algumas pessoas da sala estejam conversando com o microfone desligado, peça que o assunto seja compartilhado entre todos, para evitar silos de comunicação e perda de informações.

Embora seja menos efetiva que uma videoconferência, alguns aplicativos de mensagens instantâneas são preferíveis à comunicação via e-mail, devido a facilidade e velocidade de resposta. A que melhor tem atendido minhas necessidades no momento é o Slack.

COCRIAÇÃO

Uma das dificuldades de times distribuídos é conseguir que os membros estejam alinhados acerca dos objetivos a serem alcançados. Uma forma de reduzir esse problema é aproximando as pessoas nos momentos em que forem traçados os objetivos e, para tanto, precisamos de ferramentas que possibilitem a interação das pessoas que estão remotas.

Uma ferramenta que gosto muito de utilizar é o Draw.io, ferramenta online e gratuita para criação de diagramas. Nele é possível que múltiplas pessoas trabalhem ao mesmo tempo e dessa forma colaborem. É uma ferramenta ótima para organizar uma sessão de Brainstorm ou uma cerimônia de Retrospectiva, por exemplo.

Outra ferramenta que considero interessante é o GroupMap, porém paga, mas que também possibilita que vários usuários acessem e alterem o mesmo board.

Além das duas citadas acima, também vale dar uma olhada no RealTimeBoard, que por sua vez tem uma versão trial e outra paga.

Algumas dicas para organizar seções utilizando esse tipo de ferramenta:

• Peça sempre para a pessoa que estiver alterando alguma coisa diga o que está fazendo e o motivo, pois isso evita que as coisas comecem a se mover sem que o grupo saiba o motivo;
• Eleja um facilitador para ser o responsável por manter a sessão organizada e focada no objetivo. Por se tratar de uma ferramenta em que qualquer integrante pode fazer alterações em qualquer ponto dos diagramas, é necessário alguém para ajudar a focar no que deve ser feito;
• Sempre utilize alguma ferramenta de videoconferência junto à ferramenta de cocriação, para facilitar e melhorar a comunicação;
• Peça para que as pessoas utilizem seus próprios computadores em vez de dividirem um, mesmo que trabalhem próximas, para aumentar a colaboração e o engajamento de todos.

Além destas, as aplicações do Google Drive são ótimas para dividir documentos, planilhas e apresentações.

ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

Outra dificuldade de times apartados é a questão de priorização de tarefas e quem deve fazer o que. Para resolver esse problema necessitamos de ferramentas que possam, além de mostrar as atividades a serem feitas, mostrar com clareza quais já estão sendo feitas e dessa forma, evitar que duas pessoas façam o mesmo trabalho.

Para isso recomendo o Trello, por ser uma ferramenta de fácil uso, gratuita e que pode ser utilizada independente de como está organizado o seu time.

Para times que trabalham em desenvolvimento de produtos digitais e softwares em geral, recomendo o Jira, por prover reports e gráficos do andamento do trabalho e pela maior quantidade de integração com outros softwares de desenvolvimento, como por exemplo o Draw.io, mencionado anteriormente.

CONCLUSÃO

Embora seja cada vez mais comum o trabalho remoto, precisamos nos atentar em como podemos mitigar os problemas relacionados que possam surgir. Com a utilização correta das ferramentas que temos hoje em dia, é possível obtermos um maior engajamento e maior produtividade do time.

Utilizando as ferramentas e dicas mencionadas acima, você poderá ter mais tranquilidade em trabalhar em uma equipe apartada, sabendo que estará minimizando os riscos de comunicação comuns dessa forma de trabalho.