Utilizando o Team Canvas para a formação de times

Em janeiro de 2019 eu me deparei com um time novo e precisávamos começar a trabalhar juntos o quanto antes, pois era esperado que definíssemos os OKRs (Objectives and Key Results) no prazo de 1 semana. Para mais informações sobre OKRs, indico esse artigo do Raphael Albino: Dilemas de PO: como definir OKRs em equipes ágeis.

Fazendo um breve paralelo com o modelo de desenvolvimento de grupos de Tuckman, nós estávamos na fase de formação (forming). Para quem nunca ouviu falar, sugiro a leitura do artigo Using the Stages of Team Development, mas resumidamente essa teoria mostra alguns estágios pelos quais as equipes passam enquanto trabalham juntas. Na etapa de formação, é normal que as pessoas que farão parte do time estejam empolgadas e tenham muitas perguntas, além de haver uma certa ansiedade para saber se irão se encaixar como esperado.

Antes de qualquer coisa, as pessoas desse time recém-formado que mencionei precisavam se conhecer, saber os nomes umas das outras, qual a função de cada uma na equipe e conversar um pouco sobre seus valores e como acreditavam que o time precisaria agir para alcançar seus objetivos. Para isso, era importante que as pessoas primeiramente soubessem por que a equipe foi criada e o que era esperado delas como objetivo, para que pudessem criar juntas o propósito do time.

Como definir tantas coisas rapidamente para que o time pudesse trabalhar de forma alinhada o quanto antes? Eu havia visto uma ferramenta chamada Team Canvas em um dos grupos que participo nas redes sociais e fui pesquisar mais a respeito. Optei pela versão básica para que a dinâmica ficasse mais rápida. Segundo o site de referência, o Team Canvas é indicado para:

  • criar um time;
  • iniciar um projeto;
  • dar as boas-vindas a um novo membro do time;
  • encontro de alinhamento básico do time.

O investimento de tempo nessa dinâmica é válido porque permite que as pessoas construam algo juntas pela primeira vez, despertando o sentimento de time, podendo compartilhar seus valores e objetivos, se conhecer, criar o propósito do time e minimizar possíveis atritos e desencontros por falta de alguns alinhamentos básicos. Nos próximos parágrafos irei explicar melhor como realizamos a dinâmica do Team Canvas.

O número de participantes recomendado pela ferramenta é de 2 a 8 pessoas, mas conseguimos aplicar mesmo estando em 11, apesar da leitura dos cards demorar um pouco mais. As cores dos cards não tinham significados específicos na nossa dinâmica. Essa imagem ilustra o nosso resultado final:

Eu propus intercalarmos as raias do Team Canvas com outras ações, então não seguimos exatamente a sequência que está no site de referência. Primeiramente, fizemos a raia de Roles & Skills para sabermos os nomes e o papel de cada pessoa dentro do time. Na sequência, como algumas pessoas não haviam trabalhado juntas antes e outras nem se conheciam, fizemos uma dinâmica para quebrar o gelo chamada 5 e Hi5. Nela, grupos de 3 pessoas tentam encontrar 5 coisas em comum entre elas e dão um Hi5 (batem as mãos) no final. Utilizamos a lousa para as anotações, ao invés de papel.

Em seguida, o PO fez uma apresentação do que seria o nosso escopo de atuação e por que o time foi formado. Ele apresentou também sua sugestão para o nosso propósito. Na sequência, partimos para a raia de Goals do Team Canvas e colocamos nossos objetivos como time e também objetivos individuais. Foi um brainstorming mesmo, cada pessoa podia colocar o que quisesse e assim poderíamos conhecer aquilo que cada uma entendia como objetivo.

Então, partimos para a raia Values e pudemos conhecer os valores que cada pessoa acreditava ser importante para o time. Verificamos, então, que alguns valores se repetiram algumas vezes, como: respeito, empatia, confiança e comprometimento. Era sinal de que já tínhamos algo em comum, criando um engajamento entre o time.

Depois, cada pessoa escreveu o que deveria fazer parte do propósito do time. Para não prolongar, deixamos para confrontar depois o que surgiu no Team Canvas com a sugestão de propósito inicial do PO.

Fizemos uma pausa para o almoço e no retorno, fizemos o último quadrante: Rules & Activities. Diferente dos outros quadrantes, onde todas as pessoas escreveram em post-its, nesse eu trouxe alguns temas pré-definidos e fui perguntando para o time o que achavam que poderíamos deixar combinado sobre aquele tema, para só então eu escrever no post-it e colar no quadro o que ficou combinado. Exemplos de temas: horário e quem deve participar da daily, boards físicos ou digitais, boards juntos ou separados para as diferentes atuações do time (front-end, back-end, UX e CX), home office, horário de trabalho, etc. No final, abri para adicionarem outros temas, mas ninguém tinha nada a acrescentar. Foram alguns combinados básicos para seguirmos trabalhando a partir do próximo dia. Eu fiz essa interferência de trazer temas pré-definidos para não estender muito a reunião, já que o PO ainda precisava de boa parte do tempo para definições importantes com o time.

Partimos então para a segunda parte da apresentação do PO, onde ele trouxe sua sugestão de OKRs, já alinhados aos objetivos estratégicos da empresa e o time pôde discutir a respeito.

No final, fechamos o nosso propósito de forma que o texto inicial sugerido pelo PO acabou ficando mais enxuto e ainda assim abrangendo os pontos que o time mencionou.

Ao término de 4 horas e meia reunidos, ficamos com a sensação de dever cumprido e o direcionamento do que deveríamos atacar nos próximos dias estava mais claro e alinhado.

O Team Canvas foi desmontado após a virada do mês porque o objetivo não era gerar conteúdo e sim promover discussão e entendimento dentro do time. É claro que ainda havia um trabalho de formação de time a ser continuado nos próximos dias, mas de qualquer forma, acredito que alcançamos um bom alinhamento inicial com essa dinâmica. Numa próxima vez que eu for aplicar essa abordagem com um time, eu gostaria de deixar a raia Rules & Activities aberta para o próprio time escrever e no final eu poderia trazer pontos importantes não mencionados para combinarmos a respeito também.

E você? Que técnicas tem usado na formação de times ágeis? Compartilhe com a gente pelo e-mail [email protected]!

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