Desenvolvendo melhoria contínua em seu processo ágil: Um Daily Meeting diferente

Parabéns na adoção da cerimônia de Reality Check! Você nunca teve o mesmo problema novamente e seu plano de negócios agora muda mais rápido de acordo com as nuances do seu plano de desenvolvimento. (Para entender sobre o que estamos falando, dê uma olhada no primeiro blog post desta série: Desenvolvendo melhoria contínua em seu processo ágil: A cerimônia de Reality Check)

Seu produto começa a ficar mais robusto, e seus clientes começam a aderir a ideia… Incrível! No entanto, seu time está se sentindo um pouco desmotivado. Você começa a participar de suas retrospectivas para checar como poderia ajudar, e observa um padrão: as pessoas estão reclamando, com outras palavras, que o Especialista Ágil está micro-gerenciando a todos.

Você decide acompanhar de perto o time durante um mês, observando o que está ocorrendo em relação a isso. De repente você se vê em uma Daily Meeting, na qual todos falam sobre o que fizeram e o que farão. Você então vê o problema: eles estão usando o Daily para reportar trabalho, ao invés de pulverizar conhecimento e remover bloqueios. Mas e agora? Como conseguir estes objetivos sem a sensação de reporte?


O sentimento de um Daily micro-gerenciador sempre me acompanhou quando trabalhava como desenvolvedor. Eu sempre pensei que pessoas queriam que eu reportasse o que estava fazendo, com a intenção de saber exatamente o quão eficiente eu era. Isso causava diferentes tipos de comportamento, o mais comum era fazer mais coisas ao mesmo tempo, para mostrar que estava trabalhando mais.

No entanto, fazer mais tarefas ao mesmo tempo pode trazer lentidão ao processo, tirar valor do que você está fazendo e afetar o resto do time. Mais sobre esse assunto pode ser encontrado nestes blog posts:
* Case Study of a WIP Limit Implementation: Why, When and How to use WIP Limits
* A síndrome do herói e como lidar com ela

Portanto, para superar essa situação, nós da Plataformatec começamos a usar uma abordagem diferente em nossos Dailies. Nós vimos que o problema do “método antigo” era que os times focavam no que cada pessoa fazia ao invés de focar no progresso do projeto. Com isso em mente, mudamos o foco. Ao invés de perguntar às pessoas o que fizeram, passamos a perguntar às histórias.

Não, não estamos ficando loucos (eu acho)… E obviamente não estamos conversando com post-its (apesar de que falar com objetos inanimados pode ajudar no desenvolvimento, como patos de borracha). No entanto, mudamos como perguntamos as coisas. Aqui está nossa versão:

Começamos olhando o kanban, da direita para a esquerda, perguntando ao time todo como está o desenvolvimento de cada história:

  • Como está seu desenvolvimento? Alguma dificuldade técnica?
  • Existe algum bloqueio para o seu desenvolvimento?

Você pode achar que não é tão diferente do Daily usual. No entanto, deixe-me pontuar aqui as diferenças e suas importâncias:

  • Nós olhamos para as histórias no quadro da direita para esquerda. Olhar a história mais a frente no processo nos faz olhar para o que provavelmente nos trará mais valor em um curto período de tempo.

Kanban

  • As questões são agora direcionadas ao time, não à uma pessoa. Perguntar ao time todo sobre uma história traz de volta o sentimento de time, que perdemos quando fazemos perguntas individuais. Mostra que nós não nos importamos com o que cada um está trabalhando, e quanto. Nos importamos com o desenvolvimento do projeto.

  • O sujeito das perguntas não é mais “Você”, e sim a história. Costumávamos a perguntar coisas como “O que você fez ontem? Algo está te bloqueando?” e etc. Mudando o sujeito da pergunta, reforçamos o foco no desenvolvimento da história, e também fazemos o time conversar apenas sobre o que é importante ao projeto, e não sobre tópicos periféricos.

  • Extra: Nós simplesmente olhamos mais para o quadro. Sim, tão simples quanto isso. Você provavelmente já viu que, com o tempo, as pessoas começam a não olhar mais para o quadro como inicialmente. O simples fato de usá-lo como base da cerimônia, traz atenção a ele, fazendo com que possamos facilmente ver quando alguém está trabalhando em excesso, quando uma história está parada na mesma coluna por muito tempo ou outros problemas relacionados.

Conclusão

O que sugerimos aqui não é uma mudança grande, na verdade é bem discreta. Ao invés de focar nas pessoas, foque no que está sendo desenvolvido. Você verá grandes melhoras no sentimento das pessoas, todos estarão em contato diário com o processo através do quadro e, como a famosa citação do Lean diz, as pessoas vão parar de começar tarefas e começar a terminá-las.

O que achou? Você utilizaria este método? Deixe seus comentários abaixo!


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  • rcillo

    Nós também adotamos esta técnica de revisar o quadro da direita para esquerda. Observamos que as tarefas ficaram menos tempo esperando por uma ação, agilisando a entrega. Mas ainda esperamos que uma tarefa tenha um responsável. Autonomia e trabalho em equipe se apresentam em uma infinitude de tons de cinza. Se seu time valoriza autonomia, buscar um senso compartilhado de responsabilidade sobre tarefas pode desmotivar invés de motivar.

  • Lucas Colucci

    Opa @rcillo:disqus concordo plenamente! Não está no texto mas ainda temos responsáveis por cada tarefa/história. Mas não é por que uma pessoa tem o ownership da tarefa que outros não podem ajudar no que for preciso 🙂 Por isso as perguntas mais abertas ao invés de direto à pessoa… faz sentido? 🙂

  • Lauro Caetano

    O time o qual trabalho também realiza os dailies desta forma, da direita para a esquerda e focando no que está em desenvolvimento. Porém… Eu acredito no seguinte: Um ótimo time não precisa de daily meetings. Simples. Mas porque acredito nisso?

    O time não precisa esperar uma certa hora do dia para poder conversar, perguntar sobre impedimentos ou compartilhar conhecimento. Isso deve acontecer de forma natural e as pessoas ficarão ainda mais felizes por remover mais uma reunião do dia delas 😛

    Então minha sugestão seria a seguinte: Experimente ficar algumas semanas sem daily meetings e observe o comportamento do time. E, caso alguém ainda insista em status-report do time, dê a sugestão para a pessoa olhar o status atual das coisas no board.

  • Lucas Colucci

    Olá Lauro!
    Acredito que cada time possui suas próprias características… Se um time está sempre conversando, todos os blocks são informados na hora, o board está sempre atualizado, todos ajudam a todos na passagem de uma história do começo ao fim do fluxo e ninguém pega histórias demais, acredito que seja possível não fazer o daily mesmo =D

    Como sempre falamos, não é por que a metodologia existe que você deve usar, mas é preciso pensar bastante se tudo o que o daily te propõe já está sendo alcançado sem ele… Até porque, é a menor das cerimônias (geralmente não passa de 15 min né?) então não é tão custoso assim.

  • Concordo com o Lucas, como exemplo estou numa empresa em que a comunicação era basicamente inexistente, e começar fazendo reuniões discretas é bem definidas é o melhor para o time se conhecer. Em um mês fazendo isso as coisas começaram a mudar, e nossas reuniões diárias duram 30 min de tanta carga e dúvida que se gerou ao longo dos anos. Estas aos poucos estão mudando e diminuindo em vários dias. Agora > 30 min só no review semanal.

    Isso também serve para integrar mais rápido o pessoal mais recente, que ainda não está confiante quando e como pode interromper um colega de equipe para discutir as tarefas.

    Também existem pessoas, tipo eu, que prefiro deixar para determinados horários, que não interrompam aquele momento que estou muito focado.

    Cada equipe deve achar sua equação, e integrar os mais novos o quanto antes.

  • Lucas Colucci

    Isso aí @rdlu:disqus ! : )
    O importante é que as cerimônias sejam eficientes e eficazes! E essa equação varia de time a time, como você mesmo disse… Continue o bom trabalho! = D